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Hay labores que son comunes a cada empresa y que, sin embargo, aun a día de hoy pueden llegar a suponer alguna traba para el negocio en cuestión; enfrascando a los empleados en procesos tediosos y pesados y evitando que puedan dedicar su tiempo a tareas más productivas. Dos de estas labores son la gestión de gastos y la gestión documental.

Por suerte, a consecuencia de estos problemas y gracias al desarrollo tecnológico, se han podido ir elaborando una serie de herramientas cuyo objetivo es precisamente la agilización de procesos y la reducción del trabajo implicado en ellos.

Dos de estas herramientas son Document Capture y Expense Management, que se integran en el ERP de Dynamics 365 Business Central para expandir su funcionalidad y optimizar al máximo la gestión documental y la de gastos suplidos, respectivamente.

¿Qué es Document Capture?

Document Capture es una solución para Business Central que te permite escanear, leer, extraer datos, registrar y archivar facturas y otros documentos, automatizando así cada paso de la digitalización documental.

El punto fuerte de Document Capture es la precisión en el análisis de documentos, pues no solo centraliza la digitalización y análisis documental directamente en Business Central, sino que te ofrece plantillas personalizables desde las que poder trabajar tus facturas, permitiéndote, por ejemplo, capturar campos y valores de los documentos en base a estas plantillas.

Otra característica fundamental es su tecnología OCR, que permite el reconocimiento de caracteres de cualquier documento, de manera que hace mucho más sencillo el trabajo y la edición de éstos.

¿Qué Expense Management?

Expense Management, por su parte, es una solución concebida para facilitar a todos tus empleados el envío y reporte de todos sus gastos, ya sean factura, tickets, billetes o cualquier otro documento.

Integrada también en Business Central, cuenta con un portal web y una aplicación móvil para poder gestionar tus gastos, la administración de tarjetas de crédito o el kilometraje (vía Google Maps) desde cualquier lugar, y directamente desde tu ERP.

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Módulos adicionales

Además de su funcionalidad básica, incluida en su licencia “Essential”, tanto Document Capture como Expense Management cuentan con una serie de módulos que expanden sus capacidades:

  • Portal de aprobación web: Centraliza el acceso y el proceso de aprobación de documentos (facturas, pedidos de venta, gastos de empleados, informes de viajes diarios en un solo sistema, etc) en Business Central.
  • Contratos de compra (Purchase Contracts): Reúne todos tus contratos de compra en tu ERP y te proporciona una visión integral de todos ellos, facilitando su gestión y seguimiento.
  • XML-Import: Te permite importar documentos en archivo XML a tu ERP, y los datos de cada uno de ellos se reflejarán automáticamente en Business Central.

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