In Software de gestión

¿Qué es Document Capture?

Cada vez son más las empresas que, optando por el mejor desarrollo para su organización, aprecian cuán cruciales son aquellas soluciones que permiten agilizar las tareas más comunes y rutinarias, entre las que se encuentran el registro, revisión y recuperación de facturas y otros documentos, facilitando así una óptima gestión del tiempo laboral.

Document Capture se presenta como un software de captura automatizada de datos que te permitirá optimizar de la manera más eficiente posible todo el proceso relativo a las facturas y otro tipo de documentos, desde la recepción y el registro de los mismos hasta las fases de aprobación y contabilización, así como recuperarlos posteriormente en cualquier momento desde el archivo digital en el que son alojados.

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Captura tus datos de manera automática

Document Capture es la perfecta solución complementaria end-to-end para Microsoft Dynamics 365 Business Central o Dynamics NAV ya que te permitirá llevar de manera automática y eficiente todo el proceso de escaneo, registro, publicación y archivación de cualquier tipo de documento, eximiendo al usuario de tener que hacerlo de forma manual.

Además, toda la información importante extraída de los documentos se transferirá automáticamente al campo de Microsoft Dynamics al que corresponda, haciendo del registro de documentos una tarea ágil y eficiente.

Gracias al uso de la tecnología de OCR (Optical Character Recognition), Document Capture es capaz de digitalizar un texto conservando los caracteres del mismo como elementos de un alfabeto reconocible por un software, y no como una imagen. Así, tendrás el máximo control sobre los documentos de tu empresa, que podrás editar y moldear cuando lo necesites.

Administra eficientemente tus facturas

Gracias a estas nuevas características, con Document Capture podrás optimizar de manera sencilla todo el proceso relativo a la gestión de facturas de compra:

  • Es capaz de identificar de manera automatizada a los proveedores.
  • Tiene una visión integral de todos los documentos.
  • Lleva a cabo un registro de entradas.

Además, Document Capture facilita la vinculación automática de las facturas con los pedidos de compra y, siempre y cuando se encuentren dentro de un rango predefinido, también con los albaranes ya existentes, aprobados y/o contabilizados.

Simplifica los procesos de aprobación

Las facturas podrán ser aprobadas tanto en Microsoft Dynamics como vía online mediante un navegador, dando así acceso a todos los integrantes de tu empresa al proceso de aprobación .

Los aprobadores verán la factura original y podrán emprender con ella alguna de las siguientes acciones:

  • Aceptar.
  • Rechazar.
  • Poner en espera.
  • Añadir algún comentario o adjunto en el documento.
  • Delegar en otra persona de la organización las tareas de revisión y aprobación.

Accede a tus documentos desde cualquier lugar

Document Capture guardará todos los archivos PDF y los documentos escaneados, de manera que podrás encontrar fácilmente cualquier factura en PDF tanto desde la propia ficha de la factura como desde su espacio correspondiente en Microsoft Dynamics.

Además, gracias al procesamiento OCR y a que todo el archivo digital está íntegramente indexado, podrás buscar rápidamente cualquier texto específico o información particular de las facturas de compra o de cualquier otro documento que se encuentre en el archivo, independientemente de que dicho documento se haya incorporado o no a un campo de Microsoft Dynamics.

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