Hay labores que son comunes a cada empresa y que, sin embargo, aun a día de hoy pueden llegar a suponer alguna traba para el negocio en cuestión; enfrascando a los empleados en procesos tediosos y pesados y evitando que puedan dedicar su tiempo a tareas más productivas. Dos de estas labores son la gestión de gastos y la gestión documental.
Por suerte, a consecuencia de estos problemas y gracias al desarrollo tecnológico, se han podido ir elaborando una serie de herramientas cuyo objetivo es precisamente la agilización de procesos y la reducción del trabajo implicado en ellos.
Dos de estas herramientas son Document Capture y Expense Management, que se integran en el ERP de Dynamics 365 Business Central para expandir su funcionalidad y optimizar al máximo la gestión documental y la de gastos suplidos, respectivamente.
¿Qué es Document Capture?
Document Capture es una solución para Business Central que te permite escanear, leer, extraer datos, registrar y archivar facturas y otros documentos, automatizando así cada paso de la digitalización documental.
El punto fuerte de Document Capture es la precisión en el análisis de documentos, pues no solo centraliza la digitalización y análisis documental directamente en Business Central, sino que te ofrece plantillas personalizables desde las que poder trabajar tus facturas, permitiéndote, por ejemplo, capturar campos y valores de los documentos en base a estas plantillas.
Otra característica fundamental es su tecnología OCR, que permite el reconocimiento de caracteres de cualquier documento, de manera que hace mucho más sencillo el trabajo y la edición de éstos.
¿Qué Expense Management?
Expense Management, por su parte, es una solución concebida para facilitar a todos tus empleados el envío y reporte de todos sus gastos, ya sean factura, tickets, billetes o cualquier otro documento.
Integrada también en Business Central, cuenta con un portal web y una aplicación móvil para poder gestionar tus gastos, la administración de tarjetas de crédito o el kilometraje (vía Google Maps) desde cualquier lugar, y directamente desde tu ERP.
Módulos adicionales
Además de su funcionalidad básica, incluida en su licencia “Essential”, tanto Document Capture como Expense Management cuentan con una serie de módulos que expanden sus capacidades:
- Portal de aprobación web: Centraliza el acceso y el proceso de aprobación de documentos (facturas, pedidos de venta, gastos de empleados, informes de viajes diarios en un solo sistema, etc) en Business Central.
- Contratos de compra (Purchase Contracts): Reúne todos tus contratos de compra en tu ERP y te proporciona una visión integral de todos ellos, facilitando su gestión y seguimiento.
- XML-Import: Te permite importar documentos en archivo XML a tu ERP, y los datos de cada uno de ellos se reflejarán automáticamente en Business Central.
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